새 캠페인에 넘길 입력과 책임
기존 원고를 고치는 동안 같은 자료를 쓰는 새 캠페인에는 사용할 원자료와 판본, 수정 항목과 사용 보류 범위, 독자 질문과 추가 설명, 연결될 공개물 묶음과 검토 상태를 함께 전달하는 것이 좋습니다. 기존 원고 담당자는 각 입력의 상태와 확인 책임을 명시하고, 새 캠페인 작성자는 전달받은 자료를 곧바로 승인된 원고로 취급하지 않아야 합니다.
전달 단위는 수정 파일 하나로 끝내지 않습니다. 원자료에 있는 사실, 기존 원고에서 편집한 설명, 아직 결론을 내리지 못한 항목을 각각 표시해야 받는 사람이 사용할 내용을 가릴 수 있습니다. 같은 문서 안에 이 내용들이 함께 있다면 문단이나 항목의 위치까지 기재합니다.
| 전달할 입력 | 기록할 내용 | 확인 담당자 |
|---|---|---|
| 공용 원자료와 판본 | 자료명, 작성 주체, 판본 표시, 원문 위치 | 기존 원고 담당자 |
| 수정 항목과 보류 범위 | 변경 대상, 미결 사유, 사용 가능한 부분 | 수정 담당자와 해당 내용 책임자 |
| 독자 질문과 추가 설명 | 새 캠페인의 질문, 필요한 설명, 추가 자료 요청 | 새 캠페인 작성자와 병원 마케팅 담당자 |
| 공개물 묶음과 검토 상태 | 배너, 연결 페이지, 대상 판본, 검토 결과 | 캠페인 담당자와 검토 담당자 |
표의 담당자는 병원 업무에 맞게 실명이나 역할명으로 지정합니다. 내용을 전달하는 사람과 판단하는 사람이 다르면 연락할 대상을 따로 기재합니다. 자료를 보낸 사람에게 모든 판단 책임이 있다고 해석하지 않도록 요청할 일도 함께 씁니다.
원자료와 수정 원고의 판본 표시
공용 원자료는 기존 원고의 수정본과 별도로 식별할 수 있어야 합니다. 기존 원고 담당자는 원자료의 판본 표시와 수정 원고의 파일명을 각각 기록하고, 어느 부분을 참고했는지 연결합니다. 원자료에 판본 표시가 없다면 보관한 파일의 식별 정보와 확보 시점을 내부 기록에 남깁니다.
구글은 다른 출처를 활용한 콘텐츠가 단순한 재작성에 머무르지 않고 독자에게 유용한 설명을 더하는지 평가하도록 안내합니다. 병원 마케팅 담당자는 새 캠페인이 답할 질문을 전달하고, 원자료만으로 답하기 어려운 부분을 별도 요청 항목으로 기록할 수 있습니다. 기존 글의 제목과 문장을 넘기는 것만으로 이 입력을 대신하지 않습니다.
원자료가 같아도 기존 원고의 편집 문장이 모두 확정된 것은 아닙니다. 수정 담당자가 사실관계는 유지하면서 표현을 고치는지, 설명의 대상이나 조건까지 다시 판단하는지 표시해야 합니다. 새 캠페인 작성자는 이 차이에 따라 그대로 참고할 항목과 답변을 기다릴 항목을 나눕니다.
전달 전 준비와 확인 순서
기존 원고 담당자는 자료 목록, 수정 요청 기록, 새 캠페인의 구성안, 공개물별 검토 기록을 준비합니다. 새 캠페인 작성자는 수신한 파일 목록을 자신의 작업 문서에 기재하고 누락된 입력을 요청합니다. 구두로만 전달한 변경 사항은 문서에도 남겨야 이후 수정본과 대조할 수 있습니다.
- 공용 원자료와 판본을 확인합니다. 기존 원고 담당자가 전달 목록을 만들고, 새 캠페인 작성자가 실제 수신 파일과 목록이 일치하는지 대조합니다.
- 수정 항목과 사용 가능 범위를 나눕니다. 수정 담당자가 미결 항목의 위치와 보류 사유를 표시하고, 해당 내용 책임자가 사용 가능한 범위를 정합니다.
- 새 캠페인의 공개물과 검토 상태를 전달합니다. 캠페인 담당자가 연결 관계를 기록하고, 검토 담당자가 어떤 판본의 어떤 내용을 검토했는지 남깁니다.
받는 사람이 파일을 열 수 없거나 기록된 판본을 찾을 수 없다면 전달이 끝난 것으로 처리하지 않습니다. 기존 원고 담당자는 읽을 수 있는 자료를 다시 전달하고, 새 캠페인 작성자는 해소되지 않은 항목을 미결 목록에 남깁니다. 이때 임의로 다른 수정본을 대체 자료로 선택하지 않습니다.
항목별 상태와 사용 범위 기록
자료 전체에 완료 표시를 하기보다 새 캠페인에서 사용할 항목마다 상태를 기재하는 편이 좋습니다. 확정, 수정 중, 검토 대기처럼 병원 내부에서 뜻을 합의한 상태명을 사용합니다. 상태명 옆에는 사용할 수 있는 범위와 다음 판단을 맡을 사람을 기록합니다.
| 공용 자료의 항목 | 수정·검토 상태 | 새 캠페인 사용 범위 | 변경 시 알릴 대상 |
|---|---|---|---|
| 원자료의 사실 설명 | 판본 식별 완료 여부 | 전달 기록에 지정한 항목 | 새 캠페인 작성자 |
| 수정 중인 표현 | 수정 사유와 미결 내용 | 결론 전까지 보류할 문장 | 작성자와 내용 책임자 |
| 새로 필요한 설명 | 자료 요청 또는 의료진 검토 중 | 답변 후 작성할 부분 | 마케팅 담당자와 담당 의료진 |
| 배너와 연결 페이지 | 공개물별 검토 대상 판본 | 검토 기록에 포함된 구성 | 캠페인 담당자와 제작 담당자 |
빈칸은 사용 가능하다는 뜻으로 해석하지 않습니다. 기존 원고 담당자는 모르는 상태를 미확정으로 표시하고, 답변을 받을 대상을 지정합니다. 새 캠페인 작성자는 보류된 내용을 제외한 초안을 작성하더라도 제외 항목과 필요한 답변을 함께 전달합니다.
공개물 묶음의 검토 기록
검토 완료라는 말만 전달하면 실제로 검토한 범위를 잘못 이해할 수 있습니다. 캠페인 담당자는 배너 문안, 연결 페이지 본문, 이미지 설명 등 검토 대상이 된 공개물을 식별하고 결과를 해당 판본에 연결합니다. 일부 공개물만 검토했다면 나머지 공개물의 상태는 별도로 표시합니다.
건강한 의료광고 안내서는 배너를 눌러 별도로 구성된 홍보물에 접속하는 경우, 배너와 접속되는 홍보물을 합친 전체를 사전심의 대상으로 설명합니다. 배너 문안과 연결 페이지를 함께 전달해야 전체 구성에 대한 기록을 대조할 수 있습니다. 기존 원고의 검토 결과만 첨부하고 새 배너의 상태를 생략하는 방식은 피합니다.
의료광고 심의 수정요청 안내는 심의기준이 심의위원회 회의를 통해 변경될 수 있다고 설명합니다. 캠페인 담당자는 과거 결과의 대상과 현재 공개물의 차이를 기록하고, 필요한 판단을 맡은 담당자에게 전달합니다. 이전 자료를 사용했다는 이유만으로 새 캠페인의 검토가 끝났다고 기재하지 않습니다.
변경 알림과 의료진 판단 요청
수정 담당자는 변경한 항목, 영향을 받는 새 캠페인의 문장 위치, 다시 판단할 내용을 묶어 알립니다. 변경 알림 담당자가 따로 있다면 수정 담당자는 그 사람에게 변경 기록을 전달하고, 알림 담당자는 관련 작성자와 제작 담당자에게 전달합니다. 수신 여부와 반영 여부는 서로 다른 상태로 기록합니다.
원장이나 담당 의료진에게는 원자료 전체를 보내는 것에 그치지 않고 판단할 문장과 질문을 함께 전달합니다. 의학적 설명의 대상과 조건, 추가 설명의 의미, 삭제하거나 제한할 표현처럼 답변이 필요한 내용을 명시합니다. 회신이 오면 마케팅 담당자가 답변을 요청 항목에 연결하고, 판단 범위 밖의 문장까지 확정 처리하지 않습니다.
삭제 표시가 남은 파일의 전달 기준
변경 이력이 남은 파일에서는 삭제 예정 문장이 복사 과정에 포함될 수 있습니다. 기존 원고 담당자는 참고용 수정 이력과 새 캠페인에 사용할 본문을 따로 식별하고, 삭제 표시가 있는 부분은 사용 대상에서 제외됐다는 뜻을 명시합니다. 새 캠페인 작성자는 문장을 옮긴 뒤 주석이나 삭제 표시의 의미가 사라지지 않았는지 대조합니다.
검토 의견에 대체 문장이 있더라도 아직 채택되지 않았다면 확정 문장으로 옮기지 않습니다. 수정 담당자는 대체 문장의 채택 여부를 기록하고, 의견을 낸 사람의 제안과 병원이 채택한 내용을 따로 표시합니다. 새 캠페인 담당자는 의견 파일을 전달받았다는 이유로 채택 절차를 생략하지 않습니다.
자주 묻는 질문
자료를 메일로 전달할 때 본문에는 무엇을 기재하나요?
메일 본문에는 전달 목적, 첨부 목록, 받는 사람에게 요청할 행동을 기재합니다. 첨부 파일 안에 상세 기록이 있다면 기록의 위치를 안내하고, 회신이 필요한 질문을 명확하게 씁니다. 제목만으로 자료 상태를 추정하게 하지 않습니다.
외주 제작자에게 내부 자료 전체를 전달해야 하나요?
제작에 필요한 내용과 판단에 필요한 맥락을 전달하되, 업무와 관계없는 내부 정보는 제외하는 편이 좋습니다. 병원 담당자가 공유 권한과 전달 범위를 정하고, 민감한 정보가 포함됐는지 점검합니다. 제외한 정보 때문에 작업이 어려우면 필요한 설명을 별도로 작성합니다.
공유 문서와 내려받은 파일의 내용이 다르면 어떻게 하나요?
어느 쪽이 더 최근처럼 느껴지는지만으로 선택하지 않습니다. 자료 관리 담당자에게 차이가 발생한 이유를 묻고, 사용할 파일을 지정해 달라고 요청합니다. 선택되지 않은 파일에는 혼동을 막을 표시를 추가합니다.
전달 내용을 수신자가 잘못 이해하면 누가 정정하나요?
병원은 전달 창구를 지정해 정정 요청을 받도록 운영할 수 있습니다. 수신자는 이해가 엇갈린 문장과 자신의 해석을 보내고, 전달 창구는 해당 내용 책임자의 답변을 받아 기록을 고칩니다. 정정 답변을 개인 대화에만 남기지 않습니다.
작업이 끝난 뒤 전달 기록은 어떻게 보관하나요?
사용한 입력과 최종 공개물의 관계를 다시 찾을 수 있도록 관련 기록을 함께 보관하는 편이 좋습니다. 병원 자료 관리 담당자는 접근 권한과 보관 방식을 정하고, 불필요한 개인정보가 남지 않도록 정리합니다. 보관 기간은 병원의 업무 기준과 적용되는 요구사항에 따라 정합니다.